わかりやすく伝える方法とは?話し方のコツとトレーニングでの鍛え方

わかりやすく伝える方法とは?

この記事を読めばわかりやすく伝える方法とコツがわかります。

わかりやすく伝えることに自信がない方でも伝達力を高め、聞き手側に理解してもらえるようになりますよ。

わかりやすく伝える方法

  • 全体像を話す
  • 結論から話す
  • 理由を伝える
  • 具体例を挙げる
  • 情報の混雑は避ける

この記事のポイントまとめ

①物事をわかりやすく伝えるための5つのコツ

  • 全体像を話す
  • 結論から話す
  • 理由を伝える
  • 具体例を挙げる
  • 情報の混雑は避ける

詳細は「わかりやすく伝える5つのコツ」をご覧ください。

②わかりやすく伝える方法が身に付いている人の4つの特徴

  • 語彙力が多く、状況に応じて使い分けられる
  • 話の筋道を立てている
  • 相手の視点に立つ
  • 相手の反応を見る

詳細は「わかりやすく伝える方法が身に付いている人の4つの特徴」をご覧ください。

わかりやすく伝える方法を鍛える4つのトレーニング

・語彙力と伝達力を鍛える

・整理力を鍛える

・説得力を鍛える

・実戦経験を積む

詳細は「わかりやすく伝える方法を鍛える4つのトレーニング」をご覧ください。

わかりやすく伝える5つのコツ

わかりやすい内容

今回は、新しいCRMソフトウェアの導入を提案します。

CRMを導入する理由は、弊社が実施した顧客満足度調査で、顧客管理の効率化が必要であるという分析結果を得たためです。具体的には、競合他社が使用している同様のシステムを導入した場合、顧客データの管理が35%向上し、顧客対応時間が平均23%短縮されると予測されます。

上記はわかりやすく伝えられている内容の一例です。

わかりやすく伝えられる話には、下図のポイントが踏まえられています。

わかりやすく伝える5つのコツ

先ほどの内容を分解してみると…

今回は、新しいCRMソフトウェアの導入を提案します。(①全体像と②結論)

CRMを導入する理由は、弊社が実施した顧客満足度調査で、顧客管理の効率化が必要であるという分析結果を得たためです。(③理由)具体的には、競合他社が使用している同様のシステムを導入した場合、顧客データの管理が35%向上し、顧客対応時間が平均23%短縮されると予測されます。(④事例)

上記のようにわかりやすい話をするためには、下記5つのことに留意しましょう。

  • 全体像を話す
  • 結論から話す
  • 理由を伝える
  • 具体例を挙げる
  • 情報の混雑は避ける

1. 全体像を話す

NG例(全体像と結論が不明瞭)OK例
これから、新しいCRMについての話をします。今回は、新しいCRMソフトウェアの導入を提案します。

話そうとしている内容の全体像を最初に伝えることで、聞き手側は話の流れを把握しやすくなります。

また、内容の詳細に触れる前に、話の背景や目的が明確になり聞くべきポイントがわかるメリットもあります。

そのため全体像を最初に伝える際は、簡潔かつ要点を絞ることが大切です。

これにより、聞き手は話の本質を素早く理解できるでしょう。

2. 結論から話す

NG例(全体像と結論が不明瞭)OK例
これから、新しいCRMについての話をします。今回は、新しいCRMソフトウェアの導入を提案します。

結論から話すことで、聞き手の注意を引き、話の重要なポイントを明確にします。

これはビジネスシーンにおいて効果的で、時間の限られた状況下で要点を伝える際に役立ちます。

また、聞き手側の記憶に残りやすいメリットだけではなく、話の展開を予測しながら内容を理解するため、質問や意見を持ちやすくなるでしょう。

そのため、結論を先に述べることで、聞き手側は、その後の詳細な説明がより理解しやすくなり、興味が持てるようになります。

3. 理由を伝える

NG例(具体的な理由がない+数字がない)OK例
CRMを導入する理由は、非常に使いやすいからです。顧客管理のためには、導入が必須に間違いありません。CRMを導入する理由は、弊社が実施した顧客満足度調査で、顧客管理の効率化が必要であるという分析結果を得たためです。

あらゆる主張や意見には、根拠となる理由が必要です。

理由を明確に伝えることで、聞き手側は主張の意図が理解でき納得しやすくなります。

理由を伝える際は、論理的かつ具体的な事例を用いることが効果的です。

4. 具体例を挙げる

NG例(具体例の不足)OK例
他社も似たようなシステムを使っていて、いくつかの利点があるようです。顧客管理に関して、いくつかの改善が見込まれるかもしれません。具体的には、競合他社が使用している同様のシステムを導入した場合、顧客データの管理が35%向上し、顧客対応時間が平均23%短縮されると予測されます。

聞き手側は、具体例を挙げることで抽象的な概念をイメージしやすく、理解を深めるのに役立ちます。

具体例を選ぶ際は、聞き手側が関連付けやすいものを選ぶことが重要です。

たとえば、日常生活における家族旅行などを例に取り入れることで、聞き手側にとってより内容が具体化されます。

これにより、話の内容がより身近に感じられるでしょう。

5. 情報の混在は避ける

NG例(CRMの導入とマーケティング戦略が混在)OK例
CRMの導入により、顧客対応の改善が期待できるかもしれませんが、新しいマーケティング戦略についても話し合うべきです。CRMソフトウェアの導入に関する情報飲みに焦点をあてている

情報の混在は、聞き手側の混乱を招きます。

一度に多くの情報を伝えるのではなく、一つのポイントに焦点を絞ることが重要です。

話の中で異なるトピックを扱う場合は、明確に区切りを付け、それぞれを別々に伝えることが効果的です。

また、話し手側も一つの内容に絞って説明できるたため、説明しやすいメリットがあります。

これにより、聞き手側は各ポイントを明確に理解し、内容の混乱を避けられるでしょう。

わかりやすく伝える方法が身に付いている人の4つの特徴

わかりやすく伝える方法は、以下4つの重要な特徴により形成されています。

  • 語彙力が多く、状況に応じて使い分けられる
  • 話の筋道を立てている
  • 相手の視点に立つ
  • 相手の反応を見る

1. 語彙力が多く、状況に応じて使い分けられる

語彙力は相手の目線に合わせて話すのに役立ちます。

語彙力=理解度とも捉えられますが、例えば小学生に対して「微分・積分」が伝わらないように、ある分野の理解度が低い相手に対して難易度が高い内容は伝わりません。

逆に、分野への理解度が高い相手に対して語彙力を落とすと失礼に値します。

わかりやすく伝えるためには、話題に対する相手の理解度を正しく把握した上で、言葉を選ぶ必要があります。

2. 話の筋道を立てている

話の筋道を立てて論理的に話すことは、伝える力の根幹です。

論理的に整理されている話は、聞き手側も理解しやすく、伝える側の説得力もアップします。

話の筋道を立てるためには、事前の準備と練習が必要です。

話す前に主要なポイントを整理し、順序良く伝える筋道をイメージしておきましょう。

話す順序は、以下の4つのとおりです。

  • 結論の提示
  • 理由や根拠の提供
  • 詳細な説明
  • 結論の再確認

以上の順序を意識するだけで、聞き手側にとって話の内容が理解しやすくなります。

3. 相手の視点に立つ

相手の視点に立って話をすることは、聞き手側から共感を生み出し、より効果的なコミュニケーションを可能にします。

相手が何を求め、聞いている話をどのように感じているかを理解することで、話の内容を適切に調整できます。

たとえば、理由や根拠を提供しても納得できていない反応が返ってきた場合、詳細な理由を伝えるときに、違う例を取り上げて話をしてみることも可能です。

相手の視点に立って話をすることは、聞き手をよく観察し、ときには質問を投げかけることで身に付けられます。

4. 相手の反応を見る

相手の反応を見ることが重要であり、コミュニケーションの基本とも言えます。

相手の表情や身振りから、話の内容が理解されているか、興味を持っているかを読み取ることが可能です。

聞き手側の様子を観察する力は、対話中の表情や目の動き、相槌などを見逃さない注意深い観察と経験から身につきます。

たとえば、話している間、聞き手側の視線を感じない場合、今話している内容に興味がないと判断できます。

その場合に必要な対応は、聞き手が興味を無くしてしまう前に、話の内容を修正することです。

このように相手の反応に応じて話し方を調整することで、より効果的に話の内容を伝えられます。

わかりやすく伝える方法を鍛える4つのトレーニング

最後に、わかりやすく伝える方法を高めるトレーニングについて、以下の4つを紹介します。

  • 語彙力と伝達力を鍛える
  • 整理力を鍛える
  • 説得力を鍛える
  • 実戦経験を積む

1. 語彙力と伝達力を鍛える

語彙力と伝達力を鍛えるためには、日常的に言葉を意識することが重要です。

新しい言葉を学び、実際の会話や文章で使用することで、自然と語彙力が向上します。

また、伝達力の向上には、自分の言葉で情報を再構築し、他人に伝える練習をすることが効果的です。

2. 整理力を鍛える

整理力を鍛えるためには、情報を整理し、重要なポイントを抽出する練習が必要です。

これには、読んだ記事や聞いた話の要約を書くことが役立ちます。

また、自分の考えを整理し、論理的に伝える練習も重要です。

これにより、思考を明確にし、効果的に伝えられるでしょう。

3. 説得力を鍛える

説得力を鍛えるには、自分の主張に対する根拠を明確にし、論理的に展開する練習が必要です。

これには、事実やデータを基にした論拠を用意し、それを使って他人を説得する練習方法が役立ちます。

また、相手の立場や感情を理解し、それに応じたアプローチを取ることも重要です。

4. 実戦経験を積む

実戦経験を積むことは、わかりやすく伝える能力向上には不可欠です。

実際に人前で話す機会を積極的に作り、フィードバックを受けることが重要です。また、異なる聴衆や状況下での話し方を経験することで、柔軟なコミュニケーション能力が身につくでしょう。

まとめ:とにかく実践あるのみ!

わかりやすく伝えるためには、特定の特徴を身に付け、具体的なポイントを理解し、継続的なトレーニングが必要です。日々のコミュニケーションでこれらの要素を意識し、実践することで、伝達力は大きく向上するでしょう。